Düzeltici Eylem Prosedürü

Prosedür Numarası: [Prosedür Numarası]
Revizyon Numarası: [Revizyon Numarası]
Geçerlilik Tarihi: [Geçerlilik Tarihi]
Onaylayan: [Onaylayan Kişinin Adı]
Hazırlayan: [Hazırlayan Kişinin Adı]
Gözden Geçiren: [Gözden Geçiren Kişinin Adı]

1. AMAÇ

Bu prosedürün amacı, şirket içinde tespit edilen uygunsuzlukların, hataların ve güvenlik açıklarının zamanında ve etkili bir şekilde düzeltilmesi için gerekli eylemleri tanımlamaktır. Düzeltici eylemler, bu tür sorunların tekrarını önlemek için sistematik bir yaklaşım sağlar.

2. KAPSAM

Bu prosedür, organizasyon içinde tespit edilen tüm uygunsuzluklar, hatalar, kalite sorunları, güvenlik ihlalleri veya diğer riskli durumlarla ilgili düzeltici eylemleri kapsar.

3. TANIMLAR

• Uygunsuzluk: Belirlenen standartlara veya prosedürlere uygun olmayan herhangi bir durum.

• Düzeltici Eylem: Uygunsuzlukları veya potansiyel sorunları ortadan kaldırmaya yönelik yapılan etkin eylem.

• Kök Neden Analizi: Uygunsuzluğun temel nedenlerini tespit etmek için yapılan analiz süreci.

4. SORUMLULUKLAR

• Yönetim: Düzeltici eylemlerin uygulanmasını denetler ve onaylar.

• Kalite/İSG/Güvenlik Departmanı: Düzeltici eylemlerin başlatılmasını ve takip edilmesini sağlar.

• Çalışanlar: Uygunsuzlukları raporlama sorumluluğuna sahiptir.

• Denetçiler: Eylemlerin etkinliğini denetler ve raporlar.

5. DÜZELTİCİ EYLEM İŞLEM ADIMLARI

5.1. Uygunsuzluğun Tespiti

• Uygunsuzluk, iç denetimler, dış denetimler, müşteri geri bildirimleri, çalışan şikayetleri veya güvenlik izleme araçlarıyla tespit edilebilir.

• Uygunsuzluk tespit edildiğinde, bu durum hemen ilgili departmana rapor edilir.

5.2. Kök Neden Analizi

• Tespit edilen uygunsuzluk için kök neden analizi yapılır.

• Kök neden analizi, basit sorun çözme yöntemleriyle yapılabileceği gibi, daha derinlemesine analizler gerektirebilir (örneğin, 5 neden tekniği, balık kılçığı diyagramı vb.).

• Kök neden belirlendikten sonra, uygunsuzluğun tekrarlanmaması için gerekli düzeltici önlemler tanımlanır.

5.3. Düzeltici Eylem Planının Hazırlanması

• Kök neden belirlendikten sonra düzeltici eylem planı hazırlanır.

• Plan, aşağıdaki bilgileri içermelidir:

  • Eylem Tanımı: Uygunsuzluğun düzeltilmesi için yapılacak adımlar.

  • Sorumlu Kişi: Her adımın kimin tarafından yapılacağı.

  • Zaman Çizelgesi: Eylemlerin tamamlanması için belirlenen süre.

  • Kaynaklar: Eylem için gereken insan gücü, ekipman ve finansal kaynaklar.

5.4. Düzeltici Eylemlerin Uygulanması

• Hazırlanan düzeltici eylem planı uygulamaya konur.

• Her adımda belirlenen sorumlular eylemleri zamanında yerine getirir ve süreç, üst yönetim tarafından izlenir.

5.5. Etkinlik Değerlendirmesi

• Uygulanan düzeltici eylemler, etkili olup olmadığını görmek için değerlendirilir.

• Uygunsuzluğun tekrar edip etmediği izlenir.

• Eğer düzeltici eylem başarısız olmuşsa, yeni bir analiz yapılır ve gerekirse yeni düzeltici eylem başlatılır.

5.6. Sonuçların Belgelendirilmesi

• Yapılan düzeltici eylemler ve bunların sonuçları, ilgili tüm belgelerde kaydedilir.

• Bu kayıtlar, gelecekte benzer problemlerle karşılaşıldığında referans olarak kullanılabilir.

• Tüm düzeltici eylemler, kalite yönetim sistemi veya bilgi güvenliği yönetim sistemi belgelerinde yer alır.

6. İZLEME VE RAPORLAMA

• Düzeltici eylemlerin uygulanabilirliği ve etkinliği, yönetim tarafından izlenir ve düzenli olarak raporlanır.

• Raporlar, uygulanan düzeltici eylemlerin etkinliğini değerlendirmek ve varsa yeni düzeltici eylemler planlamak için kullanılır.

7. İYİLEŞTİRME VE DÜZENLİ GÖZDEN GEÇİRME

• Düzeltici eylemler, süreçlerin sürekli iyileştirilmesi için fırsatlar yaratır.

• Yapılan düzeltici eylemlerden elde edilen geri bildirimler, sistematik iyileştirmeler için değerlendirilir.

• Bu prosedür, her yıl düzenli olarak gözden geçirilir ve gerekli güncellemeler yapılır.

8. PROSEDÜRÜN TAKİP EDİLMESİ

9. KAPANIŞ

Bu prosedür, tüm organizasyonun düzeltici eylem sürecine uygun hareket etmesini sağlamak amacıyla oluşturulmuştur. Prosedürün etkinliği, düzenli izleme ve sürekli iyileştirme ile sağlanacaktır. Prosedürdeki herhangi bir değişiklik, tüm çalışanlara bildirilecektir.

Onaylayan:
[İsim, Unvan]
Tarih: [Tarih]

Ekler:

• [Kök Neden Analizi Formu]

• [Düzeltici Eylem Planı Formu]

• [Raporlama Şablonu]

Bu prosedür, tespit edilen uygunsuzlukların hızla düzeltilmesini sağlamak ve organizasyondaki süreçlerin sürekli iyileştirilmesine katkıda bulunmak için kritik bir araçtır.

ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi: Kapsamlı Uygulama Rehberi