Gereksinimlerin Belirlenmesine İlişkin Prosedür
[Şirket Logosu]
[Şirket Adı]
GEREKSİNİMLERİN BELİRLENMESİNE İLİŞKİN PROSEDÜR
Kod: [doküman kodu]
Versiyon: [versiyon numarası]
Versiyon Tarihi: [versiyon tarihi]
Hazırlayan: [yazarın adı]
Onaylayan: [onaylayanın adı]
Gizlilik Seviyesi: [gizlilik etiketi]
Değişiklik Geçmişi
| Tarih | Versiyon | Oluşturan | Değişiklik Açıklaması |
|---|---|---|---|
| [tarih] | 0.1 | [Oluşturucu] | Temel belge şablonu oluşturuldu |
| [tarih] | [versiyon] | [yazar] | İçerik tamamlandı ve güncellendi |
İÇİNDEKİLER
-
AMAÇ, KAPSAM VE KULLANICILAR
-
REFERANS DOKÜMANLAR
-
İLGİLİ TARAFLARIN VE GEREKSİNİMLERİN BELİRLENMESİ
-
GÖZDEN GEÇİRME VE DEĞERLENDİRME
-
BU DOKÜMANA DAYALI KAYITLARIN YÖNETİMİ
-
GEÇERLİLİK VE DOKÜMAN YÖNETİMİ
-
EKLER
1. AMAÇ, KAPSAM VE KULLANICILAR
Bu prosedürün amacı, kurum içi ve dışı ilgili tarafların gereksinimlerinin belirlenmesi, izlenmesi ve yönetilmesi sürecini standartlaştırmaktır. Prosedür, Bilgi Güvenliği, Kalite, Çevre, İş Sağlığı ve Güvenliği gibi yönetim sistemleri kapsamındaki tüm çalışanları kapsar. Kullanıcılar; yöneticiler, sistem sahipleri ve iç denetim ekipleridir.
2. REFERANS DOKÜMANLAR
-
ISO 9001: Kalite Yönetim Sistemi Standardı
-
İç Prosedürler ve Politika Belgeleri
-
İlgili yasal ve mevzuat belgeleri
3. İLGİLİ TARAFLARIN VE GEREKSİNİMLERİN BELİRLENMESİ
İlgili taraflar, kuruluşun faaliyetlerinden doğrudan veya dolaylı olarak etkilenen kişi veya kurumlardır. Bu taraflar ve gereksinimleri aşağıdaki tabloda tanımlanır:
| İlgili Taraf | Gereksinimler / Beklentiler | Belirlenme Yöntemi |
|---|---|---|
| Müşteriler | Kaliteli ürün/hizmet, bilgi güvenliği | Anketler, geri bildirimler |
| Tedarikçiler | Süreç uyumu, açık iletişim | Sözleşmeler, toplantılar |
| Çalışanlar | Güvenli çalışma ortamı, kariyer gelişimi | Görüşmeler, anketler |
| Yasal Otoriteler | Yasal mevzuatlara uygunluk | Mevzuat takibi |
| Hissedarlar/Yatırımcılar | Finansal istikrar, şeffaflık | Raporlar, toplantılar |
Not: Yukarıdaki tablo, grafiksel olarak PowerPoint diyagramları ya da çubuk grafiklerle sunulabilir. Örneğin: “İlgili Taraflara Göre Gereksinimlerin Dağılımı” isimli pasta grafik ile görselleştirilebilir.
4. GÖZDEN GEÇİRME VE DEĞERLENDİRME
Belirlenen gereksinimler periyodik olarak (en az yılda bir kez) gözden geçirilir. Bu gözden geçirmeler:
-
İç denetim sonuçları
-
Yönetimin gözden geçirmesi
-
Müşteri geri bildirimleri
-
Mevzuat değişiklikleri
gibi veriler ışığında yapılır. Gerektiğinde aksiyon planları oluşturulur.
5. BU DOKÜMANA DAYALI KAYITLARIN YÖNETİMİ
Tüm kayıtlar, kuruluşun belge ve kayıt yönetim prosedürüne uygun şekilde dijital veya fiziksel ortamda saklanır. Saklama süreleri aşağıdaki gibidir:
| Kayıt Türü | Sorumlu Kişi | Saklama Süresi |
|---|---|---|
| Gereksinim Analiz Formları | Kalite Yöneticisi | 5 yıl |
| Toplantı Tutanakları | Proje Yöneticileri | 3 yıl |
| İç Denetim Raporları | İç Denetim Ekibi | 7 yıl |
6. GEÇERLİLİK VE DOKÜMAN YÖNETİMİ
Bu prosedür, onaylandığı tarihten itibaren geçerlidir. Revizyon gerektiğinde, doküman kontrol prosedürüne göre güncellenir. Güncel sürüm [şirket intranet adresi] üzerinde yayımlanır.
7. EKLER
-
Ek 1: İlgili Tarafların Gereksinim Analizi Formu (doldurulabilir PDF formatında)
-
Ek 2: Yıllık Gözden Geçirme Takvimi
-
Ek 3: Aksiyon Planı Şablonu
